نظام evms

أنواع أنظمة إدارة القيمة المكتسبة

نظام إدارة القيمة المكتسبة (EVMS) هو أداة لإدارة المشاريع تتبع أداء المشروع. هناك نوعان رئيسيان من أنظمة EVMS: أنظمة جاهزة للاستخدام (COTS) وأنظمة مطورة حسب الطلب.

يرد أدناه وصف موجز للنوعين من أنظمة EVMS:

• COTS

  نظام EVMS من نوع COTS هو منتج برمجي تم تطويره للاستخدام العام ويمكن شراؤه واستخدامه دون الحاجة إلى أي تعديلات أو تخصيصات خاصة. إنه حل برمجي جاهز للاستخدام ولا يتطلب أي جهود خاصة للتطوير أو التنفيذ. نظرًا لأنه مصمم للاستخدام العام، فقد يشتمل على العديد من الميزات والوظائف التي تنطبق على معظم المشاريع، لكنه قد لا يوفر مرونة أو خيارات تخصيص نظام مطور حسب الطلب.

• مطورة حسب الطلب

  تم تصميم وتطوير نظام EVMS مطور حسب الطلب لتلبية المتطلبات المحددة لمنظمة أو مشروع معين. على الرغم من أنه قد يتطلب المزيد من الوقت والموارد لتطويره وتنفيذه، إلا أنه يمكن تخصيصه ليتناسب مع الاحتياجات الدقيقة للمشروع أو المنظمة. سيتضمن هذا النوع من EVMS الميزات والوظائف المطلوبة دون أي مكونات غير ضرورية، مما يجعله أكثر توافقًا مع عمليات المشروع ومتطلباته.

  من ناحية أخرى، قد يكون نظام EVMS المطوّر حسب الطلب أكثر تكلفة ويتطلب المزيد من جهود التطوير والوقت مقارنةً بالإصدار COTS.

كيفية اختيار أنظمة EVMS

سيعتمد اختيار نظام إدارة القيمة المكتسبة الصحيح على احتياجات العمل. تشمل بعض العوامل التي يجب مراعاتها عند اختيار نظام EVMS ما يلي:

• الامتثال

  تُطلب من بعض الشركات اتباع متطلبات الامتثال المحددة فيما يتعلق بإدارة المشاريع. لا يُمكنهم استخدام نظام EVMS إلا إذا كان متوافقًا مع بعض المبادئ التوجيهية، مثل المبادئ التوجيهية التي يوفرها DoD. في هذه الحالة، يجب أن يتضمن نظام EVMS التقارير والبيانات المناسبة للامتثال للمتطلبات.

• التكامل

  يجب دمج نظام EVMS مع الأدوات والبرامج الأخرى المستخدمة في إدارة المشاريع. يمكن أن تكون أدوات جدولة أو أدوات مالية أو أدوات إدارة الموارد. سيضمن التكامل مشاركة جميع البيانات بين الأنظمة المختلفة ووجود مصدر واحد للحقيقة. كما سيجعل من الأسهل على مديري المشاريع الوصول إلى الأدوات التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم دون الحاجة إلى إدخال نفس البيانات مرارًا وتكرارًا.

• سهولة الاستخدام

  يجب أن يكون نظام EVMS سهل الاستخدام بالنسبة لفريق المشروع. إذا كان معقدًا للغاية، فقد لا يتم استخدامه بشكل صحيح أو، ما هو أسوأ من ذلك، عدم استخدامه على الإطلاق. يجب أن يكون نظام EVMS واجهة مستخدم بسيطة سهلة التعلم. يجب أن يأتي أيضًا مع التدريب والدعم للمستخدمين حتى يتمكنوا من تعلم كيفية استخدام النظام بفعالية.

• القابلية للتوسع

  يجب أن يكون نظام EVMS قادرًا على النمو مع العمل أو المشروع. إذا كان العمل يخطط للنمو أو تولي مشاريع أكبر وأكثر تعقيدًا، فإن نظام EVMS يحتاج إلى التعامل مع زيادة عبء العمل. بهذه الطريقة، لن تضطر الشركة إلى شراء نظام EVMS آخر عندما تتغير متطلبات المشروع.

• التكلفة

  بالتأكيد، تُعتبر تكلفة نظام EVMS اعتبارًا مهمًا. تحتاج الشركات إلى مراعاة التكلفة الأولية وأي تكاليف متكررة. ضع في الاعتبار أيضًا تكلفة تدريب الموظفين على استخدام النظام وأي تكاليف مرتبطة بالترقيات والصيانة. من المهم أيضًا مراعاة الفوائد التي ستحصل عليها الشركة من استخدام نظام EVMS ومدة الوقت التي ستستغرقها لتحقيق الفوائد بشكل كامل.

كيفية الاستخدام والتركيب وسلامة المنتج

يتطلب استخدام وتثبيت نظام EVMS التخطيط والتنفيذ لضمان تلبية احتياجات العمل أو المنظمة. فيما يلي بعض الخطوات حول كيفية استخدام وتثبيت النظام وإجراءات سلامة المنتج لضمان الامتثال.

كيفية الاستخدام

• تحديد أهداف وغايات واضحة

  حدد الأهداف والغايات العامة للمشروع. سيمنح ذلك توجيهًا لفريق المشروع ويساعدهم على التركيز على ما هو مهم.

• مراقبة أداء المشروع

  استخدم نظام EVMS لتتبع أداء المشروع مقابل الجدول الزمني والميزانية ونطاق العمل. سيساعد ذلك على تحديد أي مشكلات أو مخاطر قد تؤثر على المشروع واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الحاجة.

• التواصل بشأن حالة المشروع

  استخدم البيانات التي تم جمعها من نظام EVMS للتواصل بشأن حالة المشروع مع أصحاب المصلحة. سيبقي ذلك الجميع على اطلاع بتقدم المشروع وأي تحديات قد تنشأ.

• اتخاذ قرارات مستنيرة

  استخدم المعلومات التي تم جمعها من نظام EVMS لاتخاذ قرارات مستنيرة بشأن تغييرات المشروع وتخصيص الموارد وإدارة المخاطر. سيضمن ذلك اتخاذ قرارات المشروع بناءً على بيانات دقيقة وفي الوقت المناسب.

كيفية التثبيت

• تجميع فريق المشروع

  اجمع فريقًا من الأفراد المؤهلين لقيادة عملية تنفيذ نظام EVMS. يجب أن يكون لدى هذا الفريق معرفة بمفاهيم وعمليات نظام EVMS وممثلين من مختلف الإدارات التي ستتأثر بنظام EVMS.

• توفير التدريب والتعليم

  درب فريق المشروع وأصحاب المصلحة الآخرين على مفاهيم و مصطلحات وعمليات نظام EVMS. علمهم فوائد استخدام نظام EVMS وكيف يمكن أن يحسن إدارة المشاريع واتخاذ القرارات.

• اختيار أداة نظام EVMS المناسبة

  اختر أداة نظام EVMS تتوافق مع حجم المنظمة و تعقيدها واحتياجات إدارة المشاريع. ضع في الاعتبار عوامل مثل سهولة الاستخدام والتكامل مع الأنظمة الحالية وإمكانية التوسع للمشاريع المستقبلية.

• إنشاء خطوط الأساس

  أنشئ خطوط الأساس للجدول الزمني للمشروع والميزانية ونطاق العمل التي ستُستخدم للمقارنة طوال المشروع. تأكد من أن جميع أعضاء الفريق يفهمون هذه الخطوط الأساسية ويوافقون عليها.

• دمج نظام EVMS في سير عمل المشروع

  تأكد من أن نظام EVMS أصبح جزءًا من سير العمل العادي لإدارة المشاريع. تتبع أداء المشروع مقابل خطوط الأساس المحددة وقم بتحديث أداة نظام EVMS بالبيانات ذات الصلة بشكل ثابت.

سلامة المنتج

• الامتثال لمعايير الصناعة

  تحقق من أن نظام EVMS متوافق مع معايير الصناعة واللوائح ذات الصلة. يضمن الامتثال أن النظام يفي بمعايير السلامة والجودة المطلوبة.

• تقييم المخاطر

  أجرِ تقييمًا للمخاطر لتحديد المخاطر المحتملة المرتبطة بنظام EVMS. قيّم المخاطر وقم بتطوير استراتيجيات للتخفيف منها لضمان بيئة تنفيذ آمنة.

• أمن البيانات والخصوصية

  تأكد من أن نظام EVMS يحتوي على إجراءات أمنية قوية لحماية البيانات الحساسة للمشروع. قم بتنفيذ ضوابط الوصول والتشفير وعمليات التدقيق الأمنية المنتظمة لحماية معلومات المشروع والحفاظ على خصوصية بيانات أصحاب المصلحة.

• اختبار وتوثيق النظام

  اختبر نظام EVMS بدقة قبل التنفيذ لتحديد وحل أي مشكلات. وثق وظائف النظام وتأكد من أنها تلبي متطلبات وأهداف المشروع.

وظائف وميزات وتصميم أنظمة EVMS

الوظائف

• تتبع أداء المشروع:

  يتتبع أداء المشروع لمعرفة ما إذا كان يتم تنفيذ المشروع وفقًا للخطط أو الميزانية الأولية. يساعد ذلك مديري المشاريع على معرفة ما إذا كانوا بحاجة إلى إجراء تعديلات.

• تحديد مشكلات المشروع:

  يساعد على تحديد أي مشكلات أو صعوبات قد تنشأ أثناء المشروع. يساعد ذلك مديري المشاريع على اتخاذ الإجراءات التصحيحية على الفور لضمان اكتمال المشروع في الوقت المحدد.

• التنبؤ باكتمال المشروع:

  يمكنه التنبؤ بتواريخ اكتمال المشروع والتكاليف. يساعد ذلك مديري المشاريع على التخطيط للمستقبل وتخصيص الموارد وفقًا لذلك.

الميزات

• التكامل مع أدوات إدارة المشاريع الأخرى:

  تسمح هذه الميزة لنظام EVMS بالعمل مع أدوات أخرى مثل برامج الجدولة وأدوات إدارة المخاطر. يوفر هذا التكامل عرضًا شاملاً للمشروع ويحسن دقة البيانات.

• واجهة مستخدم سهلة:

  تجعل واجهة المستخدم سهلة الاستخدام من السهل على مديري المشاريع وأعضاء الفريق التنقل في النظام وإدخال البيانات. تُحسّن هذه الميزة اعتماد النظام وتقلل من وقت التدريب.

• التقارير والتحليلات:

  يوفر أدوات الإبلاغ والتحليلات لتتبع أداء المشروع وتحديد الاتجاهات. توفر هذه الميزة رؤى قيّمة لمديري المشاريع وأصحاب المصلحة لاتخاذ قرارات مستنيرة.

التصميم

• تصميم وحدوي:

  يسمح التصميم الوحدوي بتخصيص نظام EVMS وقابلية التوسع. يتيح هذا التصميم لمديري المشاريع اختيار الوحدات التي تلبي متطلبات مشاريعهم.

• نشر قائم على السحابة:

  تم تصميم بعض أنظمة EVMS للنشر القائم على السحابة. يوفر هذا التصميم إمكانية الوصول وأمن البيانات لفِرَق المشروع.

الأسئلة والأجوبة

س1. ما هي فوائد نظام EVMS؟

ج1. تشمل فوائد نظام EVMS تحسين إدارة المشاريع واستخدام الموارد بكفاءة أكبر وتحسين التواصل بين أصحاب المصلحة. من خلال تتبع التكاليف والجدول الزمني وتقدم العمل، يمكن لمديري المشاريع تحديد المشكلات المحتملة ومعالجتها قبل أن تصبح مشكلات رئيسية. يمكن لهذا النهج الاستباقي المساعدة على ضمان اكتمال المشاريع في الوقت المحدد وبضمن الميزانية.

س2. هل يمكن استخدام نظام EVMS لأي مشروع؟

ج2. في حين أن نظام EVMS أداة قيّمة لإدارة المشاريع، فقد لا تكون مناسبة لجميع أنواع المشاريع. يكون نظام EVMS أكثر فعالية للمشاريع ذات النطاقات والميزانيات والجدول الزمني المحددة جيدًا. قد يكون أقل فعالية للمشاريع التي تتمتع بمرونة أكبر أو لديها متطلبات متغيرة. بالإضافة إلى ذلك، يتطلب تنفيذ نظام EVMS مستوى معينًا من الجهد والموارد، مما قد لا يكون مبررًا للمشاريع الأصغر أو الأقل تعقيدًا.

س3. ما هي تحديات نظام EVMS؟

ج3. تتضمن بعض تحديات تنفيذ نظام EVMS تكلفة الإعداد الأولية والحاجة إلى موظفين مدربين ومتطلبات بيانات دقيقة وفي الوقت المناسب. يمكن أن يكون جمع ومعالجة البيانات المطلوبة لجعل نظام EVMS فعالًا أمرًا صعبًا ومستهلكًا للوقت. بالإضافة إلى ذلك، يتطلب النظام صيانة وتحديثات مستمرة، مما قد يتطلب موارد إضافية.

س4. ما هو مستقبل نظام EVMS؟

ج4. من المتوقع أن يركز مستقبل نظام EVMS على دمج التقنيات المتقدمة مثل الذكاء الاصطناعي والتعلم الآلي وتحليلات البيانات. يمكن أن تساعد هذه التقنيات في أتمتة جمع البيانات وتحليلها، مما يجعل من الأسهل على مديري المشاريع تحديد الاتجاهات والأنماط التي قد تشير إلى مشكلات محتملة. بالإضافة إلى ذلك، من المتوقع أن يزداد استخدام أنظمة EVMS القائمة على السحابة، مما يسمح لفِرَق المشروع بالوصول إلى تحديث بيانات المشروع من أي مكان وفي أي وقت.