مخطط تدفق العملية القياسية

أنواع مخططات تدفق العمليات القياسية

يُصف **مخطط تدفق العمليات القياسي** عملية أو سير عمل باستخدام خطوط ذات أسهم ورموز ذات معنى أخرى. إنه تمثيل مرئي لسير العمل باستخدام رموز مخطط تدفق شائعة. بشكل عام، تُستخدم عند تحليل أو تحسين عملية تصنيع أو عملية تجارية. تُشير أنواع مختلفة من مخططات تدفق العمليات إلى عمليات مميزة من خلال توضيح الأنشطة والقرارات والمدخلات والمخرجات واتجاه التدفق.

• مخطط تدفق أساسي

  يستخدم مخطط التدفق الأساسي رموز مخطط التدفق الشائعة لوصف خطوات العملية. إنه سهل الفهم ويُظهر ترتيب الأنشطة باستخدام الأسهم. يمكن أن تُصوّر مخططات التدفق الأساسية العمليات عالية المستوى مع القليل من التفاصيل، ويمكن استخدامها من قبل الأشخاص الذين لديهم معرفة تقنية محدودة بالعملية.

• مخطط تدفق النشر

  يُظهر مخطط تدفق النشر المهام في عملية ومن يُنفذها. يُظهر هذا المخطط المسؤوليات الوظيفية أو الإدارية من خلال تصوير العمليات على طول محور أفقي أو رأسي. يُوضح كيف تُوزع عملية ما بين مجموعات أو أفراد. تُعد مخططات تدفق النشر مفيدة لتسليط الضوء على المساءلة والتعاون ونقاط التسليم في خريطة العملية. كما تُظهر أيضًا مكان تخصيص الموارد لتحسين الكفاءة أو تقليل أوقات الدورة.

• مخطط تدفق D Swimlane

  تستخدم مخططات تدفق D Swimlane ممرات مستطيلة لفصل الأدوار أو الإدارات. تُشبه مخططات تدفق النشر ولكنها تركز بشكل أكبر على مسؤولية كل جهة فاعلة في العملية. تُساعد مخططات تدفق D Swimlane في القضاء على التكرار أو الاختناقات في إجراء تشغيل قياسي من خلال توضيح من يفعل ماذا. تُبسط العلامات الواضحة للممرات أيضًا التواصل بين أصحاب المصلحة وتُساعد في تحديد مجالات التحسين بسرعة.

• مخطط الفقاعات

  تختلف مخططات الفقاعات عن استخدام أي من رموز مخطط التدفق الأخرى. تعلم كيفية قراءتها وإنشائها أمرٌ مثير للاهتمام حقًا. المكونات الرئيسية لمخطط الفقاعات هي العمليات التي تُمثّل بالفقاعات، مع وجود أسهم تُظهر التفاعلات بين العمليات. تُساعد مخططات الفقاعات في تصوير العلاقات المتبادلة بين العمليات، خاصةً عندما تكون العناصر المتفاعلة مهمة لفهم سلوك النظام. إنّها تُنشئ تصوراً بسيطًا للروابط. قد يجد مستخدمو مخططات الفقاعات لأول مرة صعوبة في فهم كيفية قراءتها بوضوح.

• سير العمل

  تُشبه سُيُور العمل مخططات التدفق الأساسية، لكنّ التركيز يكون على تسلسل المهام في عملية ما. غالبًا ما تتضمن سُيُور العمل تفاصيل مثل مدة المهمة والموارد المخصصة لها وتبعيات المهمة. نظرًا لمستوى التفاصيل، تُستخدم عادةً لتوثيق الأنشطة التشغيلية. تُساعد سُيُور العمل إدارة المشاريع وتخصيص الموارد وتحسين العمليات من خلال التمثيل التفصيلي الذي يركز على المهام.

مواصفات وصيانة مخططات تدفق العمليات القياسية

تعتمد صيانة مخطط تدفق العملية بشكل أساسي على نوع الوسيط. يجب تحديث مخططات التدفق القائمة على البرامج بشكل منتظم لدعم النظام. ستحتاج أيضًا إلى تدريب للموظفين لتمكينهم من استخدام البرنامج بكفاءة. في مخطط تدفق قائم على الأجهزة، ستحتاج الأجهزة إلى إصلاحات متكررة لضمان عمل الجهاز. في هذه الحالة، ستقع مسؤولية الإصلاحات على عاتق صاحب العمل أو مزود الخدمة، كما هو منصوص عليه في اتفاقية مستوى الخدمة (SLA).

تُوجد بعض النقاط الرئيسية الأخرى لمخطط تدفق العملية التي يجب صيانتها على النحو التالي:

• التخزين والنسخ الاحتياطي:

  ستحتاج مخططات التدفق الرقمية إلى نسخ احتياطي دوري لمنع فقدان البيانات. تُنشأ مخططات تدفق العملية (PFDs) للآلات وطريقة عملها. إذا فُقد مخطط التدفق لسبب ما، فقد يكون لذلك تأثير كبير على إدارة وإصلاح الأصل وربما على الأصل نفسه.

• التحكم في الإصدار:

  إذا تم تحديث مخطط تدفق العملية، فيجب الاحتفاظ بالإصدار القديم. سيُسهّل ذلك الرجوع إلى الإصدارات السابقة عند الحاجة.

• التعاون والوصول:

  إذا كانت عدة فرق مشاركة في صيانة مخطط التدفق، فمن الأفضل أن يكون هناك نقطة وصول واحدة للتحرير والتحديث. سيضمن الحفاظ على نقطة وصول واحدة أن يكون جميع الأعضاء على نفس الصفحة ويُقلل من فرص التغييرات المتعارضة.

• التوثيق والشرح:

  يجب توثيق أي تغييرات تُجرى على مخطط تدفق العملية مع توضيحات وأسباب التغيير. سيضمن ذلك الشفافية عند إجراء التغييرات، كما سيُسهّل فهم المنطق عند الرجوع إلى التغييرات السابقة.

سيناريوهات الاستخدام لمخططات تدفق العمليات القياسية

يمكن استخدام مخططات التدفق في مختلف المجالات والصناعات. إليك نظرة على بعض سيناريوهات الاستخدام القياسية لمخططات التدفق.

• التصنيع والإنتاج

  تُستخدم الصناعات مخططات تدفق العمليات القياسية لتحسين عمليات الإنتاج وتبسيط سير العمل. تُظهر عمليات الإنتاج المعقدة للصناعات مثل معالجة الأغذية والكيميائية وصناعة الإلكترونيات.

• الإدارة والإدارة

  في مجال الإدارة والإدارة، تُستخدم مخططات تدفق العمليات القياسية لتوضيح الهياكل التنظيمية ومسؤوليات الوظائف، وصياغة استراتيجيات سير العمل والعمليات التجارية، وتحسين تخصيص الموارد، وتصور جداول زمنية المشاريع ونقاطها الرئيسية.

• تكنولوجيا المعلومات وتطوير البرمجيات

  تُستخدم أقسام تكنولوجيا المعلومات مخططات تدفق الرسم البياني لإدارة دعم تكنولوجيا المعلومات، وتطوير البرمجيات، وتصميم النظام، وإدارة الشبكات، من بين أمور أخرى. تُستخدمها فرق تكنولوجيا المعلومات لإظهار أوامر تنفيذ التعليمات البرمجية، وهياكل النظام، وعمليات استكشاف الأخطاء وإصلاحها، إلخ.

• التعليم والتدريب

  يمكن للمدارس ومنظمات التدريب استخدام مخططات تدفق العمليات القياسية لإظهار عمليات التدريس، وعمليات إدارة الطلاب، والعمليات الإدارية، إلخ. يمكن أيضًا استخدامها لتصوير أنظمة المعرفة، وخرائط العقل، وهياكل الدورات.

• الرعاية الصحية والطب

  تُستخدم صناعة الرعاية الصحية مخططات تدفق العمليات القياسية لتحسين المسارات السريرية والإجراءات الطبية وعمليات الرعاية الصحية. تُظهر أيضًا عمليات إدارة المرضى، وعمليات العلاج، وعمليات الاستجابة للطوارئ.

• البناء والهندسة

  يمكن لفرق الإضافة والهندسة استخدام مخططات تدفق العمليات القياسية لإظهار عمليات تطوير المشاريع، وسير العمل في البناء، وعمليات التصميم الهندسي. تُعد أيضًا مفيدة لإدارة الموارد والجدولة.

• الأعمال والمالية

  في مجال الأعمال والمالية، تُستخدم مخططات تدفق العمليات القياسية لتوضيح العمليات المالية، وإدارة الميزانية، ومراجعة الإنفاق. يمكنها أيضًا إظهار عمليات التشغيل التجارية، وإدارة المبيعات، وعمليات خدمة العملاء.

• الطعام والضيافة

  في مجال الطعام والضيافة، تُستخدم مخططات تدفق العمليات القياسية لتوضيح عمليات إنتاج الطعام، وعمليات تشغيل المطاعم، وإدارة تقديم الطعام. تُعد أيضًا مفيدة لمراقبة الجودة وإدارة سلامة الغذاء.

• اللوجستيات وسلسلة التوريد

  تُستخدم مخططات تدفق العمليات القياسية في اللوجستيات وسلسلة التوريد لإظهار عمليات اللوجستيات، وعمليات التخزين، وإدارة سلسلة التوريد. تُظهر أيضًا معالجة الطلبات، والشحن، وإدارة المخزون.

كيفية اختيار مخططات تدفق العمليات القياسية

عند اختيار معايير مخطط التدفق، يجب على المرء مراعاة الجمهور أو الفريق الذي سيستخدم مخطط التدفق. لدى الأشخاص المختلفين تصورات مختلفة، ومن المهم مراعاة ما سيقدمه الآخرون إلى الطاولة عند تحليل العملية المعنية. أيضًا، يجب تخصيص وقت كافٍ لدراسة كل رمز مُمثّل في مخطط تدفق العمليات القياسي بحيث لا يُترك أي حجر دون دحرجة. هذا مهم بشكل خاص عندما يكون الشخص المعني هو صاحب العمل الذي يسعى إلى نقل المعلومات إلى أصحاب المصلحة، مثل المستثمرين أو العملاء.

تُوجد نقطة أخرى يجب التأمل فيها عند اختيار مخطط تدفق العملية وهي تعقيد العملية التي يجري تحليلها. قد يكون للعمليات البسيطة تمثيلات مرئية واضحة، لكن العمليات الأكثر تعقيدًا قد تتطلب تحليلاً عميقًا، مما قد يؤدي إلى استخدام رموز تكميلية وألوان زاهية. بشكل أساسي، سيعتمد اختيار تمثيل مخطط التدفق للعمليات الأكثر تعقيدًا على ما سيراه الآخرون في النهاية والمعلومات الحاسمة التي يجب توصيلها.

يمكن أيضًا مراعاة النقاط بناءً على نية المؤلف؛ أي أن أصحاب العمل الذين يسعون إلى نقل المعلومات إلى فريقهم سيبحثون عن مخطط تدفق سهل القراءة والفهم حتى يكون الفريق بأكمله على نفس الصفحة فيما يتعلق بما هو مهم. علاوة على ذلك، سيحتاج أصحاب المصلحة مثل المستثمرين إلى مخططات ذات رموز أكثر تعقيدًا بحيث تصل المعلومات الحاسمة ذات الصلة فقط إلى جمهور متخصص ذو فهم عالي المستوى.

النقطة الأخيرة التي يجب مراعاتها هي معرفة الجمهور بالعملية المعنية. عندما يكون لدى جمهور عرض الحركة معرفة ضئيلة بالعملية المعنية، يكون مخطط تدفق مع شرحات واسعة ورموز بسيطة مطلوبًا؛ ومع ذلك، عندما يكون الجمهور على دراية بالعملية، يمكن جعل مخطط التدفق أكثر إيجازًا ومباشرة مع تضمين الرموز المألوفة.

أسئلة وأجوبة حول مخططات تدفق العمليات القياسية

س1: ما هو الغرض من مخطط تدفق العملية؟

ج1: يساعد مخطط تدفق العملية في فهم الخطوط العريضة للعملية بين أصحاب المصلحة. يعمل كدليل للأفراد الجدد على العملية ويُحدد مجالات التحسين من خلال الكشف عن التكرارات والاختناقات.

س2: ما هي قيود مخطط التدفق؟

ج2: القيد الرئيسي لمخطط التدفق هو أنه لا يمكنه تقديم أنماط مترابطة معقدة. بالإضافة إلى ذلك، يستغرق إنشاؤه وقتًا طويلًا وقد يتطلب العديد من الصفحات لعرض المعلومات.

س3: ما هي بعض البدائل لمخطط التدفق؟

ج3: تُوصف الخطوط العريضة الأكثر شيوعًا لعملية ما في شكل مكتوب. ومع ذلك، لا تُسلط هذه الطريقة الضوء على الروابط بين الخطوات المختلفة. بديل آخر هو خريطة العقل التي تُظهر العلاقة بين الموضوع المركزي ومختلف المواضيع الفرعية.

س4: ما هي بعض اقتراحات إنشاء مخطط تدفق؟

ج4: ابدأ بتحديد الخطوة النهائية للعملية، ثم اعمل عكسياً للعثور على خطوات أخرى. تجاهل الهيكل الهرمي للعملية وركز على الروابط بين المكونات المختلفة. استخدم التكنولوجيا لإنشاء إصدار رقمي من المخطط.